Führen im New Normal und Home Office bedingen neues Verhalten

Wir sind im ``New Normal`` angekommen

Veränderte Bedingungen und neue Tools ermöglichen endlich eine wirklich andere Arbeitswelt: Arbeiten und Führen im New Normal wandeln sich tatsächlich. Es geht um mehr als eine Rückkehr zu “früher”oder “vor Corona”! Vielmehr geht es auf Seiten der Mitarbeiter um:

Eigenmotivation auf den purpose der Arbeit hin
eigenständige Organisation der eigenen Arbeit, egal wo sie arbeiten
unterschiedliche Arbeitsweisen – die zum Ziel und Ergebnis führen
eigenständiges, aber sinnvolles Einteilen der Arbeitszeiten, einschließlich Büro- vs. Home Office-Nutzung

... und bei neuem Führen im New Normal

Dazu braucht es für das Führen im New Normal:

einerseits Vertrauen in die Fähigkeiten und Motivation der Mitarbeiter, statt führen durch Kontrolle
und folglich Enabling, auch durch Coaching, Beratung oder Training – stets als Weiterung vorhandener Kompetenz
andererseits Funktion als Vorbild für mobiles Arbeiten – Balance zwischen Erreichbarkeit und Anspruch auf Privatsphäre
schließlich die Aktive Förderung einer transparenten, kooperativen und die Gesundheit förderlichen Kultur im Unternehmen
abgesehen davon Bereitstellen und gemeinsames Weiterentwickeln der notwendigen (IT-)Infrastruktur

Im Grunde genommen sind diese Forderungen banal – obendrein sind sie Jahrzehnte alt! Es liegen aber aus den letzten Monaten umfangreiche Erfahrungen vor, die für das Führen im New Normal noch einmal akuter werden können. In der Folge zeige ich einige Schlussfolgerungen auf, die Hinweise zur Führungspraxis im New Normal geben.

1. New Normal: Exzellent geführte Unternehmen performen auch hier!

Die „Fünfte Welle“ hatte das Krisenmanagement wieder in den Vordergrund gerückt – das darf aber nicht den Blick auf die „Zeit danach“ verstellen! Das Ziel lautet: Beherrschte Prozesse beibehalten, Digitalisierung weiterführen – zum Nutzen von Mitarbeitern und Kunden!
Auch hierzu werden verschiedene Maßnahmen empfohlen. Ich habe beobachten können: Wo vor „COVID-19“-Bedingungen eine klar strukturierte, saubere, schnell fließende Produktion mit ergonomischen Arbeitsplätzen gegeben war, war dies “unter Corona” auch möglich und kann erst recht im New Normal aufrechterhalten werden! Man kann darüber hinaus freundlich miteinander umgehen, mit mehr Beteiligung delegieren, Fortschritte offen kontrollieren, einen schnellen Arbeitsablauf aufrechterhalten und trotzdem etwas für die Gesundheit tun!

Schlussfolgerungen für das Führen im New Normal: Situative Führung ist mehr denn je gefragt: zwischen dem Aufstellen von Regeln und dem lockeren, kreativen Lösen von Problemen. Und weil einige Regeln für die Arbeit im Home Office immer noch Grenzen der Freiheit darstellen und sogar in Frage gestellt werden, wird Kommunikation immer wichtiger. Nennen Sie einen Grund. Erklären Sie Ihr Entscheiden und Ihr Tun!

2. Führen im New Normal: Mehr als Kommunikation und Zusammenarbeit mit neuen Tools!

Gerade das Home Office brachte hier hohe Anforderungen. Es ging dabei um mehr als als den Austausch von Emails, der längst den “8-Stunden-Tag, 5-Tage-die-Woche” verlassen hatte. Insbesondere Software Tools, z.B. MS Teams, WebEx oder Zoom, und Kooperationssoftware, das einfache Conceptboard, MS Planner und viele andere, erzwangen und ermöglichten ganz neue Formen der Interaktion. Oft wurde diesen (oft gar nicht so) neuen Tools eine gewisse Skepsis entgegengebracht.

Unausweichliche Neuerungen

Aber Home Office und New Normal brachten einen gewissen Zwang zum Ausprobieren, bis Lernfortschritte und erste Erfolge erzielt, schließlich neue Kompetenzen entwickelt wurden. Für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen! Manche vorhandenen Programme hatten vielerorts lange wenig beachtet und ungenutzt vor sich hin gedümpelt, bis ihr Nutzen nun “unter Corona Bedingungen” erkannt wurde. Sie gewannen Akzeptanz und erfuhren Anwendung. Letztlich musste man da durch: “With a little help from my friends.” – Insofern ist virtuelle Zusammenarbeit nichts wirklich Neues: neu ist die einfach noch immer nicht abschließend integrierte Tool-Landschaft! Freude über die neuen Möglichkeiten und Spaß an der kreativen Anwendung werden immer mal wieder von Frustration über plötzlich nicht mehr gegebene Funktionen unterbrochen.

Reiner Borretty Berater — Home Office: Dr. Reiner Borretty

New Normal: Voraussetzungen für Mobile Working

Die Arbeitsinhalte sind für Mobile Working geeignet.
Die Arbeitsleistung kann an verschiedenen Orten sinnvoll erbracht werden, auch zu Hause oder im Zug.
Möglichst wird der Anteil von Mobile Working nicht generell geregelt – aber notwendige Zeiten für Präsenzpflicht im Büro können von der Führungskraft angeordnet werden.
Achtung: die Möglichkeit zum Mobile Working ist derzeit nur für ein Arbeiten in Deutschland geregelt.

Lang erwartetes New Normal: Sinnvolle Klärungen für die virtuelle Zusammenarbeit

Welche Arbeiten und Meetings wollen wir im New Normal im Home Office machen?
Was wollen wir uns als maximale Dauer für regelmäßige Besprechungen setzen?
Wie stellen wir virtuell funktionierende Prozesse, Schnittstellen und Arbeitsteilung sicher?
Welche Tools sind für die virtuelle Kommunikation und Kooperation passend – was ist seitens des Arbeitgebers vorgegeben, was ist darüber hinaus wünschenswert?
Was wollen wir an Regeln zur Erreichbarkeit verbindlich treffen? Welche Restriktionen bzgl. Einstellen von Terminen in Outlook wollen wir einhalten?
Für wann verabreden wir ein regelmäßiges virtuelles Meeting – und halten es ein?
Wollen wir besondere Verabredungen für informelle Treffen, wie After-Work-Meetings, oder für die Gesundheit fördernde Aktivitäten treffen, wie Gymnastik, Yoga… Welche?
Erst nach dem wahren Ende der Fünftenten Welle: Welche (sparsamen!) Termine für Präsenz sollen (wieder) gelten?

Mein Steharbeitsplatz: ein Provisorium — Mein Steharbeitsplatz: Nichts ist so langlebig wie ein Provisorium

Erreichbarkeit als Falle für das Führen im New Normal

Aber Vorsicht: war die prinzipielle Erreichbarkeit erst einmal technisch sichergestellt, konnte sie unter Home-Office-Bedingungen auch in eine permanente Verfügbarkeit umschlagen. Beispielsweise Kunden, Führungskräfte, Mitarbeiter wissen ja, dass der- oder diejenige schlicht “da” ist. So hat sich eingebürgert, einander ungefragt Termine in Outlook einzustellen. Also “ist der Kalender rappelvoll”. Sieben bis acht Ein-Stunden-Meetings pro Tag kommen schon mal vor…

Folgerungen für das Führen im New Normal:

Hier ist auch Disziplin der Führungskräfte gefordert – eigentlich ist das Home Office doch ein Synonym für Einzelarbeit. Und die muss irgendwann geleistet werden. Womöglich ist das nicht abgesprochene Einstellen von Terminen in Outlook nicht die Methode der Wahl…

Im New Normal werden Führungskräfte mehr als je zuvor vertrauen und von jedwedem micro management Abschied nehmen müssen, weil es einfach nicht geht.

3. Home Office und New Normal: Informelles Probleme lösen weiterhin sicherstellen!

Die plötzlich geforderte durchgängige Virtualität des Zusammenarbeitens konnte Vorgänge auch verlangsamen. Bei kleinen Störungen Blickkontakt aufnehmen, aufstehen und einfach hingehen, liegen gebliebenes Material suchen und finden – all das geht ja im Home Office nicht mehr. Und viele vertriebliche und kaufmännische Aufgaben verlangen dringend Kontakt “nach außen”, der zwar auch so schon in erheblichem Umfang IT-gestützt erfolgte. Immerhin bleibt aber der persönliche Besuch begrenzt. Umso dringender bleibt, den lebendigen Kontakt virtuell aufrecht zu erhalten.

Folgerungen für das Führen im New Normal: Führungskräfte und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bildeten rasch neue Formen informeller Kontakte auch zur Behebung von Alltagsproblemen aus. So sicherten sie gegenseitiges Vertrauen und insbesondere Effizienz: kurze Telefonate, sms-Nachrichten, spontane virtuelle Besprechungen… Weit weniger tauglich für die agile Kommunikation sind jedoch Mails und erst recht terminierte virtuelle Konferenzen!

Und: Arbeit ist ein probates Mittel gegen Trübsinn! Vieles kann virtuell und ohne große Verluste weiter gemacht werden, und wenn alles gut geht, auch noch mit mehr Freude.

4. Verschiedene Abläufe haben sich für eine Zeit verändert, oder für immer.

Es gibt Überbleibsel aus Corona und schlimmerem: Eine zeitweise verminderte oder stillstehende Produktion brauchte beispielsweise weniger oder keinen Materialnachschub… Das veränderte auch Routinevorgänge: Best Practices waren plötzlich nicht genug: Situatives agiles Handeln war und ist gefordert, auch vom General Management Nachwuchs. Bis Emergent oder Novel Practices etabliert waren, mit neuen Prozessen unter Nutzung neuer Tools, dauerte seine Zeit und stand immer wieder neu an. Was nicht heißt, dass nicht plötzlich die Zeiten “vorher” nostalgisch verklärt würden. Und der Krieg in der Ukraine macht all das noch dringlicher: nicht nur Chips sind knapp, sondern auch der Weizen… Der Übergang zum Home Office und ins Mobile Working geschieht also nicht harmonisch, sondern mitten in Krise und Probleme lösen: ein echter Change!

Folgerungen für das Führen im New Normal. Hier war und ist noch ein wenig Trauerarbeit nötig. Wir haben dazu die Erfahrung gemacht, dass Prozessworkshops oder KVP-Initiativen, in denen offen die Vor- und Nachteile der bislang gültigen Verfahrensweisen aufgearbeitet und gemeinsam Innovationen erarbeitet werden, dies leisten können. Und zu neuem Commitment führen.

5. Reguläre Meetings stabilisieren Zusammenarbeit und Atmosphäre - aber Vernachlässigung droht!!

Daily Stand Ups, “Morgenrunden”, 9-Uhr-Besprechungen im Leitungskreis etc. dienen dem Informationsaustausch, zur Planung, Fortschrittskontrolle und zur Einleitung von Initiativen. Und natürlich zum notwendigen Small Talk.

Führungskräfte und Mitarbeiter haben diese Runden auch in Home Offices fort gesetzt, durchaus so “nah am Original” wie möglich. Zumindest anfangs konnten sie länger dauern, weil erst einmal die Tools ans Laufen gebracht werden mussten. Aber auch, weil sie etwas dickere Bretter bohrten – gut so! Längst sind jedoch zu den wichtigen und spannenden Meetings wieder weniger aufregende Pflichttermine hinzugekommen.

Folgerungen für das Führen im New Normal: Disziplinierte Planung hilft. Auf den stimmigen Adressatenkreis und besonders auf Kürze und Prägnanz achten, eine klare und knappe Agenda! Führungskräfte wirken hier wieder als Vorbild, im Guten wie im Schlechten! Sie leben eigenes pünktliches Erscheinen zu Videokonferenzen, durchgängige Anwesenheit, volle Konzentration (Mobiltelefon aus!) vor. Und sorgen so für genau das gleiche Verhalten bei den Mitarbeitern.

6. Informelle Kontakte, auch small talk gehören zur Arbeit und zum Führen im New Normal dazu.

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nutzen solche Begegnungen in der Werkstatt, im Büro oder Labor einfach so, um “die Maschine am laufen” zu halten. Hierher gehört sogar die Gerüchteküche! Im virtuellen Raum finden aber praktisch nur geplante Meetings statt – und begünstigen “Social Isolation”!

Folgerungen für das Führen im New Normal: Viele Mitarbeiter haben rasch ähnliche informelle Gelegenheiten auch in der Virtualität geschaffen. Virtual Coffee, reihum das eigene Mittagessen posten. Sie erfanden rasch kleine tasks für Alle: sich am Schreibtisch fotografieren, miteinander Yoga und Gymnastik machen, online games (die man ja nicht gleich auf dem Firmenrechner installieren muss). Lächeln und winken, wenn kleine Kinder ins Bild krabbeln oder stolpern – wir alle können das erlauben und genießen, und uns freuen!

Mittlerweile ist jedoch manches etwas schal geworden. Führung kann und soll Interesse signalisieren und solches unter den Mitarbeitern anregen. Merke: wer sich als Mitarbeiter im Büro organisieren, motivieren und disziplinieren kann, kann dies auch im Home Office. Und wer sich im Home Office abseilen kann, konnte das auch aus dem Büro. Führungskräfte können jedoch vertrauen und dabei die Beziehungsebene pflegen. Und sie können sich und Anderen Humor erlauben, solange der nicht zur Albernheit oder zum Selbstzweck abgleitet.

Home Office Digitization Corona Arbeitsschwerpunkte

Sie können all diese Erfahrungen nutzen. Und Sie können sie als Anregung für weiteres Handeln nehmen. Aber auch die Reflexion der eigenen Einstellungen einleiten. Hierzu haben wir zwei konkrete Ideen: Unser offenes Seminar “Auf zu neuen Ufern!” für einzelne Führungskräfte, und die für Firmen spezifische Version: die Umbrüche im New Normal werden wir dort zur Sprache bringen!

Personalführung im New Normal