New Normal und Home Office bedingen unterschiedliche Führung

Auf dem Weg zum ``New Normal``.

Die veränderten Bedingungen und neuen Tools ermöglichen ein wirkliches “New Normal”: Arbeiten und Führung von Mitarbeitern wandeln sich wirklich. Es geht um mehr als eine Rückkehr zu “früher”oder “vor Corona”! Vielmehr geht es auf Seiten der Mitarbeiter um:

Eigenmotivation auf den purpose der Arbeit hin
eigenständige Organisation der eigenen Arbeit, unabhängig davon wo sie arbeiten
unterschiedliche Arbeitsweisen – die zum Ziel und Ergebnis führen
eigenständiges, aber sinnvolles Einteilen der Arbeitszeiten, einschließlich Büro- vs. Home Office-Nutzung

Dazu braucht es auf Ebene der Führung im New Normal:

einerseits Vertrauen in die Fähigkeiten und Motivation der Mitarbeiter
und folglich Enabling, auch durch Coaching, statt Kontrolle
andererseits Funktion als Vorbild für mobiles Arbeiten – Balance zwischen Erreichbarkeit und Anspruch auf Privatsphäre
schließlich die Aktive Förderung einer transparenten, kooperativen und die Gesundheit förderlichen Kultur im Unternehmen
abgesehen davon Bereitstellen und gemeinsames Weiterentwickeln der notwendigen (IT-)Infrastruktur

Im Grunde genommen sind diese Forderungen banal – obendrein sind sie Jahrzehnte alt! Es liegen aber aus den letzten Monaten umfangreiche Erfahrungen vor, die im New Normal noch einmal akuter werden können. In der Folge zeige ich einige Schlussfolgerungen auf, die Hinweise zur Führungspraxis im New Normal geben.

1. New Normal: Exzellent geführte Unternehmen performen auch hier!

Die „Fünfte Welle“ hatte das Krisenmanagement wieder in den Vordergrund gerückt – das darf aber nicht den Blick auf die „Zeit danach“ verstellen! Das Ziel lautet: Beherrschte Prozesse beibehalten, Digitalisierung weiterführen – zum Nutzen von Mitarbeitern und Kunden!
Auch hierzu werden verschiedene Maßnahmen empfohlen. Ich habe beobachten können: Wo vor „COVID-19“-Bedingungen eine klar strukturierte, saubere, schnell fließende Produktion mit ergonomischen Arbeitsplätzen gegeben war, war dies “unter Corona” auch möglich und kann erst recht im New Normal aufrechterhalten werden! Man kann darüber hinaus freundlich miteinander umgehen, mit mehr Beteiligung delegieren, Fortschritte offen kontrollieren, einen schnellen Arbeitsablauf aufrechterhalten und trotzdem etwas für die Gesundheit tun!

Schlussfolgerungen für die Personalführung: Situative Führung ist mehr denn je gefragt: zwischen dem Aufstellen von Regeln und dem lockeren, kreativen Lösen von Problemen. Und weil einige Regeln für die Arbeit im Home Office immer noch Grenzen der Freiheit darstellen und sogar in Frage gestellt werden, wird Kommunikation immer wichtiger. Nennen Sie einen Grund. Erklären Sie Ihr Entscheiden und Ihr Tun!

Reiner Borretty Berater — Home Office: Dr. Reiner Borretty

Lang erwartetes New Normal: Sinnvolle Klärungen für die virtuelle Zusammenarbeit

Welche Arbeiten und Meetings wollen wir im New Normal im Home Office machen?
Was wollen wir uns als maximale Dauer für regelmäßige Besprechungen setzen?
Wie stellen wir virtuell funktionierende Prozesse, Schnittstellen und Arbeitsteilung sicher?
Welche Tools sind für die virtuelle Kommunikation und Kooperation passend – was ist seitens des Arbeitgebers vorgegeben, was ist darüber hinaus wünschenswert?
Was wollen wir an Regeln zur Erreichbarkeit verbindlich treffen? Welche Restriktionen bzgl. Einstellen von Terminen in Outlook wollen wir einhalten?
Für wann verabreden wir ein regelmäßiges virtuelles Meeting – und halten es ein?
Wollen wir besondere Verabredungen für informelle Treffen, wie After-Work-Meetings, oder für die Gesundheit fördernde Aktivitäten treffen, wie Gymnastik, Yoga… Welche?
Erst nach dem wahren Ende der Fünftenten Welle: Welche (sparsamen!) Termine für Präsenz sollen (wieder) gelten?

Ein Steharbeitsplatz — Ein improvisierter Steharbeitsplatz

Home Office Möbel: nichts ist so dauerhaft wie eine Zwischenlösung!

2. New Normal als Chance: Mehr als Kommunikation und Zusammenarbeit mit neuen Tools!

Gerade das Home Office brachte hier hohe Anforderungen. Es ging dabei um mehr als als den Austausch von Emails, der längst den “8-Stunden-Tag, 5-Tage-die-Woche” verlassen hatte. Insbesondere Software Tools, z.B. MS Teams, WebEx oder Zoom, und Kooperationssoftware, das einfache Conceptboard, MS Planner und viele andere, erzwangen und ermöglichten ganz neue Formen der Interaktion. Oft wurde diesen (oft gar nicht so) neuen Tools eine gewisse Skepsis entgegengebracht.

Unausweichliche Neuerungen

Aber Home Office und New Normal brachten einen gewissen Zwang zum Ausprobieren, bis Lernfortschritte und erste Erfolge erzielt, schließlich neue Kompetenzen entwickelt wurden. Für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen! Manche vorhandenen Programme hatten vielerorts lange wenig beachtet und ungenutzt vor sich hin gedümpelt, bis ihr Nutzen nun “unter Corona Bedingungen” erkannt wurde. Sie gewannen Akzeptanz und erfuhren Anwendung. Letztlich musste man da durch: “With a little help from my friends.” – Insofern ist virtuelle Zusammenarbeit nichts wirklich Neues: neu ist die einfach noch immer nicht abschließend integrierte Tool-Landschaft! Freude über die neuen Möglichkeiten und Spaß an der kreativen Anwendung werden immer mal wieder von Frustration über plötzlich nicht mehr gegebene Funktionen unterbrochen.

Erreichbarkeit als Falle

Aber Vorsicht: war die prinzipielle Erreichbarkeit erst einmal technisch sichergestellt, konnte sie unter Home-Office-Bedingungen auch in eine permanente Verfügbarkeit umschlagen. Beispielsweise Kunden, Führungskräfte, Mitarbeiter wissen ja, dass der- oder diejenige schlicht “da” ist. So hat sich eingebürgert, einander ungefragt Termine in Outlook einzustellen. Also “ist der Kalender rappelvoll”. Sieben bis acht Ein-Stunden-Meetings pro Tag kommen schon mal vor…

Folgerungen für die Personalführung:

Hier ist auch Disziplin der Führungskräfte gefordert – eigentlich ist das Home Office doch ein Synonym für Einzelarbeit. Und die muss irgendwann geleistet werden. Womöglich ist das nicht abgesprochene Einstellen von Terminen in Outlook nicht die Methode der Wahl…

Im New Normal werden Führungskräfte mehr als je zuvor vertrauen und von jedwedem micro management Abschied nehmen müssen, weil es einfach nicht geht.

3. Home Office und New Normal: Informelles Probleme lösen weiterhin sicherstellen!

Die plötzlich geforderte durchgängige Virtualität des Zusammenarbeitens konnte Vorgänge auch verlangsamen. Bei kleinen Störungen Blickkontakt aufnehmen, aufstehen und einfach hingehen, liegen gebliebenes Material suchen und finden – all das geht ja im Home Office nicht mehr. Und viele vertriebliche und kaufmännische Aufgaben verlangen dringend Kontakt “nach außen”, der zwar auch so schon in erheblichem Umfang IT-gestützt erfolgte. Immerhin bleibt aber der persönliche Besuch begrenzt. Umso dringender bleibt, den lebendigen Kontakt virtuell aufrecht zu erhalten.

Folgerungen für die Personalführung: Führungskräfte und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bildeten rasch neue Formen informeller Kontakte auch zur Behebung von Alltagsproblemen aus. So sicherten sie gegenseitiges Vertrauen und insbesondere Effizienz: kurze Telefonate, sms-Nachrichten, spontane virtuelle Besprechungen… Weit weniger tauglich für die agile Kommunikation sind jedoch Mails und erst recht terminierte virtuelle Konferenzen!

Und: Arbeit ist ein probates Mittel gegen Trübsinn! Vieles kann virtuell und ohne große Verluste weiter gemacht werden, und wenn alles gut geht, auch noch mit mehr Freude.

4. Verschiedene Abläufe haben sich für eine Zeit verändert, oder für immer.

Es gibt Überbleibsel aus Corona und schlimmerem: Eine zeitweise verminderte oder stillstehende Produktion brauchte beispielsweise weniger oder keinen Materialnachschub… Das veränderte auch Routinevorgänge: Situatives agiles Handeln war plötzlich gefordert. Bis neue Routinen etabliert waren, mit neuen Prozessen unter Nutzung neuer Tools. Was nicht heißt, dass nicht plötzlich die Zeiten “vorher” nostalgisch verklärt würden. Und der Krieg in der Ukraine macht all das noch dringlicher: nicht nur Chips sind knapp, sondern auch der Weizen… Der Übergang zum Home Office und ins Mobile Working geschieht also nicht harmonisch, sondern mitten in Krise und Problemlösen!

Folgerungen für die Personalführung im “New Normal”. Hier war und ist noch ein wenig Trauerarbeit nötig. Wir haben dazu die Erfahrung gemacht, dass Prozessworkshops oder KVP-Initiativen, in denen offen die Vor- und Nachteile der bislang gültigen Verfahrensweisen aufgearbeitet und gemeinsam Innovationen erarbeitet werden, dies leisten können. Und zu neuem Commitment führen.

5. Reguläre Meetings stabilisieren Zusammenarbeit und Atmosphäre - aber Vernachlässigung droht!!

Daily Stand Ups, “Morgenrunden”, 9-Uhr-Besprechungen im Leitungskreis etc. dienen dem Informationsaustausch, zur Planung, Fortschrittskontrolle und zur Einleitung von Initiativen. Und natürlich zum notwendigen Small Talk.

Diese Runden konnten auch in Home Offices fortgesetzt werden, durchaus so “nah am Original” wie möglich. Zumindest anfangs konnten sie länger dauern, weil erst einmal die Tools ans Laufen gebracht werden mussten. Aber auch, weil man etwas dickere Bretter bohrte – gut so! Längst sind jedoch zu den wichtigen und spannenden Meetings wieder weniger aufregende Pflichttermine hinzugekommen.

Folgerungen für die Personalführung, besonders im New Normal: Disziplinierte Planung hilft. Auf den stimmigen Adressatenkreis und besonders auf Kürze und Prägnanz achten, eine klare und knappe Agenda! Für die Durchführung der Besprechungen ist die Führungskraft wieder Vorbild. Eigenes pünktliches Erscheinen zu Videokonferenzen, durchgängige Anwesenheit, volle Konzentration (Mobiltelefon aus!) bewirken nämlich genau das gleiche Verhalten bei den Mitarbeitern.

6. Informelle Kontakte, auch small talk gehören zur Arbeit dazu.

Solche Begegnungen, die sich in Werkstatt, Büro oder Labor einfach so, fast unbemerkt ergeben, halten dort “die Maschine am laufen”. Hierher gehört sogar die Gerüchteküche! Im virtuellen Raum finden aber praktisch nur geplante Meetings satt! Da erhält bei manchen der Begriff “Social Isolation” erst seine wahre Bedeutung.

Folgerungen für die Personalführung: Viele Mitarbeiter haben rasch ähnliche informelle Gelegenheiten auch in der Virtualität geschaffen: Virtual Coffee, reihum das eigene Mittagessen posten; Kleine Aufgaben an Alle waren rasch erfunden: sich am Schreibtisch fotografieren, miteinander Yoga und Gymnastik machen, online games (die man ja nicht gleich auf dem Firmenrechner installieren muss)… Lächeln und winken, wenn kleine Kinder ins Bild krabbeln oder stolpern – wir alle können das erlauben und geneßen, und uns freuen!

Mittlerweile ist jedoch manches etwas schal geworden. Für die aktuelle Situation und für’s New Normal gilt: dahingehende Initiativen sind auch Führungsaufgabe! Führung soll Interesse signalisieren und unter den Mitarbeitern initialisieren. Merke: wer sich als Mitarbeiter im Büro organisieren, motivieren und disziplinieren kann, kann dies auch im Home Office. Man kann vertrauen! Hierzu dient die Pflege der Beziehungsebene. Und Humor hilft, solange er nicht zur Albernheit oder zum Selbstzweck abgleitet.

Home Office Digitization Corona Arbeitsschwerpunkte

All diese Erahrungen aus dem letzten Jahr und zuletzt können als Anregung für weiteres Handeln dienen. Aber auch die Reflexion der eigenen Einstellungen einleiten. Mehr noch, dieser Text ist als work in progress zu verstehen, an dem interessierte Leser teilnehmen können! Ich freue mich auf E-Mails und MS Teams / Zoom-Einladungen – und im obigen Sinne auf Telefonate!

7. Vierte Welle und New Normal: bei der Urlaubsplanung können Interessenkonflikte auftreten.

Ein besonderes Problem der Mitarbeiterführung tauchte zwischenzeitlich plötzlich auf: mitten in der strengsten Corona-Vorbeugung fallen längst genehmigte Urlaube an. Solche Ferien wären im Moment vielleicht nur wenig spaßig – eigentlich keine große Änderung gegenüber dem Home Office und den lokalen Restriktionen im öffentlichen Raum. Umgekehrt besteht die Gefahr, dass “Alle” genau dann in ihre verschobenen Ferien gehen möchten, wenn die Corona Krise überwunden ist, das Geschäft sogar nachholt und boomt, mithin Arbeitskraft dringend gebraucht wird. Arbeitsrechtlich ist wohl unstrittig, dass ein einmal vom Arbeitgeber gewährter Urlaub vom Arbeitnehmer nicht einseitig rückgängig gemacht werden kann.

Folgerungen für die Personalführung: dieses Dilemma kann jederzeit (wieder) akut werden. Achtung: aktuell getroffene klare Entscheidungen können sich binnen kurzer Zeit als falsch oder voreilig herausstellen. Die Pandemie ist ein dynamischer, nichtlinearer und insofern schwierig vorherzusagender Prozess. Wir erleben schließlich akut die “vierte Welle”! Insofern empfehle ich, gemeinsam mit den Mitarbeitern vorläufige Vereinbarungen auszuhandeln, die für beide Seiten die notwendige Flexibilität gewährleisten.

... die jederzeit akut werden können.

Folgerungen für die Personalführung : dieses Dilemma kann jederzeit (wieder) akut werden. Achtung Vierte Welle und New Normal: aktuell getroffene klare Entscheidungen können sich binnen kurzer Zeit als falsch oder voreilig herausstellen. Die Pandemie ist ein dynamischer, nichtlinearer und insofern schwierig vorherzusagender Prozess. Wir erleben schließlich akut die “vierte Welle”! Insofern empfehle ich, gemeinsam mit den Mitarbeitern vorläufige Vereinbarungen auszuhandeln, die für beide Seiten die notwendige Flexibilität gewährleisten.

All diese im letzten Jahr und aktuell gemachten Erfahrungen mögen als Empfehlungen für weiteres Handeln genutzt werden, aber auch für die Reflexion eigener Einstellungen anstoßen. Launige Bemerkungen seien dabei gestattet! Außerdem sei der Text als work in progress verstanden, an dem der geneigte Leser eingeladen ist, mit zu machen! Ich freue mich über Mails und MS-Teams-/Zoom-Einladungen – und im obigen Sinne auf Telefonate!

Personalführung auf dem Weg zu New Normal